Een document management systeem (DMS) is een opslagplaats of bewaarplaats waarin beschrijvende metadata van documenten worden opgeslagen die eenvoudig gevonden kunnen worden op kenmerken als auteur, naam, beschrijving, datum, categorie en status. Een DMS helpt je deze documenten te organiseren, zodat ze eenvoudig en snel terug te vinden zijn. Een DMS kan gegevens van verschillende bestandstypen opslaan, zoals bijvoorbeeld PDF's, afbeeldingen, MS Word documenten (docx) en MS Excel Spreadsheets (xlsx). Als je een bedrijf of onderneming runt, is de kans groot dat je veel van de bovengenoemde bestanden op je server opslaat.
Document management systemen zijn geschikt voor allerlei soorten bedrijven en organisaties die hun bestanden en dossiers moeten beheren en archiveren. Dynamische bestandsinhoud kan het moeilijk maken om precies bij te houden waar de documenten zijn opgeslagen, wanneer ze voor het laatst zijn geraadpleegd en wie precies de eigenaar is. IT-deskundigen vinden manieren om bestanden te archiveren zodat die bestanden in de toekomst gemakkelijk door geautoriseerde partijen geraadpleegd kunnen worden.
Wat is documentbeheer precies?
Documentbeheer is een proces. Het is een praktijk waarbij aan de organisatie van de documenten (records) de hoogste prioriteit wordt gegeven. Deze registers worden gebruikt voor communicatie en informatie-uitwisseling in een organisatie of tussen afdelingen.
Een Document Management Systeem (DMS) is een hulpmiddel voor een elektronische werkstroom. Dat betekent dat het gebruikt moet worden om jou en je team te helpen zo efficiënt mogelijk te werken en best practices in te voeren.
Voor welke bedrijven?
Documentbeheer is een van de belangrijkste onderdelen in elke organisatie. Het speelt een belangrijke rol als het gaat om de beschikbaarheid van real-time informatie. Binnen elk bedrijf groeit de hoeveelheid informatie snel. Als je geen visie hebt op het beheer van deze informatie, loop je het risico op rommelige en ongeorganiseerde documenten met beperkte toegang en kennis. Bovendien kunnen projectmanagers bij hun werk tegen veel problemen aanlopen. Denk bijvoorbeeld aan het niet tonen en verbergen van inhoud, onzekerheid over versiebeheer en toegangsrechten, slecht functioneren van het systeem, gebrek aan documentbeveiliging of specifieke toestemming aan managers. Door een Document Management Systeem te gebruiken, werk je op een veilige en efficiënte manier met alle documenten en informatie binnen je bedrijf.
